El momento de incorporar a una nueva persona en tu empresa es más que una bienvenida: es una oportunidad estratégica para fortalecer tu cultura de cumplimiento. Y ahí es donde entra en juego una herramienta clave y muchas veces subestimada: el Welcome Pack Compliance.
Diseñar un Welcome Pack que incluya los principales elementos del sistema de cumplimiento normativo no solo transmite profesionalismo y coherencia, sino que también ayuda a prevenir errores, fortalecer la confianza y demostrar que tu organización se toma en serio la ética desde el primer día.
¿Qué es un Welcome Pack de Compliance?
El Welcome Pack de Compliance es el conjunto de documentos, políticas y recursos que se entrega a toda persona que se incorpora a la organización, y que tiene como objetivo transmitir los valores, normas y expectativas en materia de cumplimiento normativo.
Aunque tradicionalmente ha sido responsabilidad del área de Recursos Humanos, cada vez más empresas están integrando en este pack una sección específica de Compliance, como parte de su estrategia para construir una cultura ética desde el inicio.
¿Por qué es clave para tu PYME?
Muchas pequeñas y medianas empresas creen que el cumplimiento normativo es solo cosa de grandes corporaciones. Pero la realidad es que los riesgos —y las responsabilidades— son proporcionales al crecimiento y a la exposición reputacional de cualquier organización.
Implementar un Welcome Pack Compliance te permite:
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Garantizar que cada nuevo trabajador conoce las normas internas desde el día uno.
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Prevenir errores derivados del desconocimiento o la falta de información.
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Transmitir un mensaje claro desde la dirección: aquí se hace lo correcto, siempre.
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Ahorrar tiempo y recursos en formaciones reactivas no planificadas.
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Demostrar, frente a terceros, autoridades o auditorías, que existe una política activa de cumplimiento.
¿Qué debe contener un Welcome Pack Compliance?
El contenido puede variar según el tamaño y sector de la empresa, pero hay elementos básicos que no deberían faltar:
1. Código ‘Etico y de Conducta
Un documento que resuma los valores, principios éticos y normas generales de comportamiento. Debe explicar qué conductas son esperadas y cuáles no están permitidas.
2. Políticas generales de la empresa
Aquellas que aplican a toda la organización, como la política anticorrupción, el reglamento interno, la política de uso de recursos o la política de sanciones.
3. Políticas específicas del área
Si la persona se incorpora a un área con riesgos específicos —como Compras, Finanzas o Recursos Humanos—, es importante que conozca las reglas particulares que rigen su actividad.
4. Información sobre los canales de denuncia
El canal ético o canal interno de información debe estar claramente identificado, junto con instrucciones para su uso y garantías de confidencialidad. Recuerda que desde la Ley 2/2023 esto es obligatorio en empresas de más de 50 trabajadores.
5. Datos de contacto del responsable de Compliance de la empresa
Aunque se haya facilitado por otros medios o se incluya la información en la web u otros documentos, el Welcome Pack es una oportunidad única para informar a los nuevos miembros de hasta el más mínimo detalle sobre el sistema de Compliance.
¿Solo entregar el Welcome Pack es suficiente?
No. Uno de los errores más comunes es pensar que basta con entregar documentos, y esto es una mala práctica de check-the-box Compliance. El Welcome Pack Compliance debe ir acompañado de sensibilización y formación, generando un espacio para que las personas que se están incorporando puedan compartir sus inquietudes.
Además, este acompañamiento inicial sirve para detectar desde el inicio actitudes o riesgos potenciales que puedan requerir seguimiento.
¿Qué dice sobre tu empresa?
Un Welcome Pack cuidado y completo transmite más que información: refleja el grado de madurez de tu empresa en materia de cumplimiento. Una organización que explica claramente lo que espera, cómo actúa y qué mecanismos tiene para prevenir riesgos, genera más confianza —internamente y hacia fuera—.
Tener este proceso bien definido y documentado, además, te ayuda a demostrar el funcionamiento real de tu sistema de cumplimiento ante posibles inspecciones o auditorías.
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